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探討計算機電子檔案管理的應用與發展

論文導讀:

計算機電子檔案管理的應用與發展摘要:隨著科技的進步,電子化的管理方式已經進入了每個行業的管理工作當中。檔案管理工作也不例外,如今對檔案的管理工作不再是以紙質方式為主,而是以電、光等電子形式對檔案進行管理。電子檔案的管理方式是在數字設備中產生電子文件,并以光盤、磁帶等為儲存載體,對其進行保存,要對其進行閱讀和修改的時候,可以利用計算機來操作。利用電子化方式對檔案進行管理,有很多的優點,比如檔案存儲密度高;接收檔案方便、快捷等。本文從電子檔案的特點入手,探討電子檔案對檔案管理的作用以及日常應用。
  關鍵詞:電子檔案;檔案管理;應用發展
  : A
  引言
  隨著我國科學信息技術的不斷發展,電子檔案已成為當前檔案管理中的重要內容,同時,電子檔案以其方便、快捷等優點在檔案管理中發揮著重要的作用,然而,不容忽視的是,由于電子檔案自身特點以及日常管理手段、理念和策略等理由,電子檔案管理工作中理由層出不窮。
  一、電子檔案特點及管理要求
  1、電子檔案特點
   電子檔案與紙質檔案不同,其主要是通過計算機磁盤或其他設備存儲文件,
  將相互關聯的電子圖像或文件集合,多以案卷為基本單位。電子檔案分為實體檔案和虛擬檔案兩種,其中,虛擬檔案主要用于區別客觀存在的檔案實體,以比特或字節等表示方式將實體檔案信息保存在電腦或網絡中,當引入硬件或與硬件相關的細節時,這些比特或字節可被定位到某個網絡終端,從而以實體符號向用戶呈現信息。隨著信息技術的不斷發展,近年來電子檔案采用光盤、磁盤等介質進行存儲。與傳統的紙質檔案不同,電子檔案具有信息存儲密度高、信息非人工識讀性強、具有多種信息媒體繼承性、信息和載體可分離以及系統依賴性等特點。
  2、電子檔案管理要求
  目前,每個行業每個領域的信息化水平都在快速提高,檔案管理的信息化也越來越受到人們的關注,其重要性也受到廣泛的認同。檔案管理的信息化,與傳統的手工管理相比,是一個劃時代的轉變,在管理和利用的高效性、便捷性上具有無以倫比的優勢。同時,也對檔案管理信息系統的定位提出更高的要求,有很多新的理由擺在面前,主要有以下內容:檔案管理信息系統需要管理的檔案種類非常多,并且具有復雜性,涉及到的行業也很多,有實體檔案與電子檔案,這基本上把所有的檔案實體類型以及電子檔案類型都包含了,并且還要管理到位。與此同時,還要與未來可能出現的檔案實體類型與電子類型相適應并兼容。在各個行業中,很多單位都有各種信息系統建立,但是,在經過相應的產生與利用以后,就會有很多信息累計在系統中,并且,這些電子信息的出口也是一個不容忽視的理由,需要按照檔案管理的要求來進行管理。
  二、電子檔案在檔案管理中的作用
  對多數企業、單位、部門來說,電子檔案是新鮮事物。電子檔案在日常檔案管理中發揮著重要作用,因此,從理念上轉變檔案管理模式,對加強電子檔案管理作用重大。
  1、電子檔案節省人力物力
  傳統紙質檔案在管理過程中,容易損壞,一般要投入大量人力、財力、物力等進行管理保存,盡管如此,紙質檔案還是存在損壞的風險。隨著計算機科學技術和網絡技術的發展,電子檔案應運而生,其作為一種快捷的檔案管理手段,一方面為獲取檔案信息提供了便捷的途徑,降低了檔案歸檔或查找的困難,另一方面,降低了檔案管理人員工作強度,從而節省了大量人力物力。
  2、電子檔案有助于提升服務效率
  為使用者提供高效便捷的服務是檔案管理的最終目的,采用電子檔案進行檔案管理,在實現檔案信息電子化的同時,也提升了檔案管理服務效率和質量。電子檔案不僅能為使用者提供海量信息,同時也可幫助其在海量信息里面快速查找。然而,對電子檔案進行管理,要求管理人員掌握計算機技術等新技術、新技能,從而能游刃有余地進行電子檔案的管理。
  三、電子檔案在檔案管理中的應用
  目前,電子檔案在檔案管理中有了廣泛地應用,其優點主要表現在以下幾個方面。
  1、保證了存儲時間
  為保證電子檔案長期可讀性,要及時更新其文檔結構,一旦計算機操作系統更新或應用軟
  件更新,電子檔案的有效性、真實性和完整性等極有可能遭到破壞,因此,及時更新電子檔案文件結構,確保其適應“新環境”。
  2、保證其完整性
  采用技術措施確保電子檔案完整性、真實性、原始性以及安全性,防止一些管理人員隨意更改檔案內容或制 檔案。
  3、節約成本
  電子檔案和紙質檔案根據實際情況可給予雙套制的管理模式,根據檔案內容的特點,選擇性地進行電子檔案管理或紙質檔案管理,這不僅會降低人力財力物力的浪費,同時,也可確保重要檔案的雙套歸檔管理。
  4、把握準確性原則
  除了要保證電子檔案管理的高效性之外,保證電子檔案管理的準確性也是提高電子檔案管理整體效果的重要措施。為此,我們應準確把握電子檔案管理的準確性原則,提高電子檔案管理的整體效果。
  5、保證其安全性
  隨著電子檔案依賴的計算機技術不斷發展,電子檔案管理工作難度越來越大,在電子檔案日常管理中,不僅要從思想上認識到電子檔案的重要性,而且要在技術上確保其安全性,這就要求電子檔案的制作者和管理者在日常電子檔案管理中要秉承認真負責、忠于職守、精益求精的態度,從而確保電子檔 、安全、可靠等。
  四、電子檔案的發展
  1、計算機檔案應用范圍不斷擴展
  計算機檔案從出現至今,已經擴展到各個領域其中包括各個企事業單位。在許多單位中計算機檔案甚至是在逐步取代傳統檔案的應用。計算機檔案以其操作簡單、速度快、查找方便、易于攜帶等特點為廣大使用者所偏愛。與此同時在當今計算機電子檔案亦是科學技術不斷發展的必定產物,各個單位如果不使用計算機電子檔案就意味著落后甚至是被淘汰。因此將計算機電子檔案管理工作落實到位是當前各個單位所關注的池是必須實施的。
  2、計算機檔案管理工作操作更加規范
  受計算機檔案各種弊端的啟迪,我國在計算機檔案管理工作中也做以相應的轉變和調整,有針對性地對和計算機檔案管理有關的人和事進行調整。首先從人的角度來說進行計算機檔案管理工作的工作人員的素質是計算機檔案管理工作首要保障。我國已經對計算機檔案管理的工作人員進行了相應的培訓,以提高他們在操 全文地址:http://www.squqnv.live/fzsjlw/lw51014.html
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